Zeiterfassung und Zeitmanagement – SAP Successfactors

In den letzten drei Jahren hat SAP SuccessFactors stark in die Entwicklung umfassender Funktionen für die Zeitmanagement-Suite investiert.

Die Einstellung und Eingliederung neuer Mitarbeitender ist für jedes Unternehmen ebenso wichtig wie korrekte Lohnabrechnung und pünktliche Bezahlung. Aber durch unterschiedliche Rechtsvorschriften und Praktiken in verschiedenen Regionen und Branchen entsteht erhebliche Komplexität.

Die SAP hat mit ihrem anwenderorientierten Design ein intuitives Mitarbeitererlebnis geschaffen, das ein reibungsloses Arbeiten ermöglicht und damit viel Zeit spart. Wesentliche Elemente bei diesem Erlebnis sind die integrierten Lokalisierungsfunktionen sowie die Unterstützung von Compliance und lokalen Sprachen. Das Team von SAP Globalization Services arbeitet direkt mit SAP SuccessFactors zusammen. Im Schulterschluss entwickeln sie diese Funktionen, einschließlich Zeitwirtschaft und stellen sie für alle SuccessFactors-Produkte bereit.  Kunden mit speziellen Anforderungen können das Standardprodukt mit Lösungserweiterungen und Partneranwendungen, die im SAP Store zur Verfügung stehen, ergänzen.

Diese Arbeit und die Investitionen in die Zeitwirtschaftslösung haben sich bezahlt gemacht. Dies gilt sowohl in Bezug auf die Kundennachfrage, als auch in Bezug auf das positive Feedback vom Markt.

Im vergangenen Jahr wuchs die Anzahl der erstellten Arbeitszeitnachweise (TimeSheet) um 122 Prozent verzeichnet und die Abwesenheitsnachweise (TimeOff) um 163 Prozent. Die Anzahl der aktiven Nutzer beläuft sich auf über 6,8 Millionen. Es ist großartig, bei SAP-Kunden in über 150 Ländern, die die Zeitwirtschaftslösung SAP SuccessFactors Time Tracking nutzen, einen so hohen Anstieg zu sehen.

SAP SuccessFactors als Anbieter ausgezeichnet

Kürzlich wurde SAP SuccessFactors im Workforce Management Value Index des Analystenhauses Ventana Research als beispielhafter Anbieter ausgezeichnet.

Brandon Toombs, langjähriger SAP-SuccessFactors-Berater, Autor und erfahrener SAP-Mentor, schrieb letzten Monat auf Twitter: „Das Innovationstempo bei SAP SuccessFactors Employee Central Time Management und SAP SuccessFactors Time Tracking war im vergangenen Jahr sehr beeindruckend. Alle, die dem SAP- oder SAP-SuccessFactors-Partnernetz angehören und nach einer Lösung für Zeitmanagement suchen, sollten diesen Bereich im Auge behalten. Ein großes Lob an das Team.“

Sehen wir uns ein paar spezifische Erweiterungen an, die zu dieser Dynamik beigetragen haben, und wie das Produkt unseren Kunden zu größerer Wertschöpfung verhilft.

SAP SuccessFactors Time Tracking

Wie bei der gesamten SAP SuccessFactors Human Experience Management Suite steht auch bei SAP SuccessFactors Time Tracking das Mitarbeitererlebnis im Vordergrund. Die 2021 eingeführte Lösung deckt noch anspruchsvollere Anwendungsfälle ab, wobei der Schwerpunkt auf „Deskless Workers“ liegt, also Mitarbeitenden ohne fest zugeordneten Schreibtisch. Seitdem hat die SAP in zusätzliche Kanäle für die Zeiterfassung investiert, damit Mitarbeitende ihre Arbeitszeitdaten auch von ihren bevorzugten (mobilen) Endgeräten aus erfassen können.

Für Mitarbeitenden auf Stundenbasis ist es leicht, ihre Zeit zu erfassen – unabhängig davon, welche Kanäle sie bevorzugen. Die Zeiterfassung kann direkt über die SAP-SuccessFactors-Startseite oder über die 2021 eingeführte digitale Stempeluhr erfolgen. Beides wird sowohl über das Internet angeboten als auch über die SAP SuccessFactors-Anwendungen für Android- und iOS-Geräte. Die Benutzungsoberfläche passt sich automatisch der Bildschirmgröße des jeweiligen Endgeräts an.

Bestmögliche Qualität bei der Hardware

SAP SuccessFactors Time Tracking kann problemlos in Zeiterfassungshardware wie Terminals zum Ein- und Ausstempeln, biometrische Scanner und mobile Geräte integriert werden, um zu bestätigen, dass die Zeit- und Ereignisdaten empfangen und auch auf Richtigkeit geprüft werden. Die Anwendung stellt sicher, dass Mitarbeitende ordnungsgemäß für die erfasste Zeit bezahlt werden. SAP SuccessFactors hat Zertifizierungen für Hardwareanbieter entwickelt, um bei Integrationen höchstmögliche Qualität sicherzustellen.

SAP SuccessFactors Time Tracking kann auch Daten aus Einsatzplanungssystemen empfangen, welche korrekte Zeiterfassung und Berechnungen, einschließlich Rückstellungen, ermöglichen. Dank der direkten Integration von SAP SuccessFactors Time Tracking mit SAP SuccessFactors Employee Central Payroll (Cloud) und SAP ERP Human Capital Management (On-Premise) erreicht die Lösung die schnellste und stabilste Verbindung zwischen diesen beiden Systemen sowie die nahtlose Integration von Zeitverwaltung und Personalabrechnung.

Zu guter Letzt hat die SAP die Erkennung von Auffälligkeiten mit automatisierten Benachrichtigungen eingeführt. Bei Ereignissen wie versäumtes Ein-/Ausstempeln wird eine Warnmeldung erzeugt. Fehler sind unvermeidlich und mithilfe dieser Funktion ist es möglich, auch andere Unregelmäßigkeiten festzustellen, zum Beispiel wenn Mitarbeitende zu spät kommen, zu viele Überstunden geleistet oder wenn über den Rahmen der Gleitzeit hinaus gearbeitet haben.

Die Mitarbeitenden interagieren häufig mit der Anwendung für die Zeiterfassung, oft mehrmals am Tag. Deshalb konzentrieren wir uns auf Innovationen rund um die Zeiterfassung. SAP investiert in diesen Bereich, um ein erstklassiges Mitarbeitererlebnis zu bieten – überall und zu jeder Zeit.

Abwesenheitsnachweise (TimeOff) leicht gemacht

Mitarbeitende in den Mittelpunkt zu stellen bedeutet, ihnen Tools an die Hand zu geben, die es leicht machen, Abwesenheitsanträge einzureichen. Damit ist gewährleistet, dass sie sich ausruhen und erholen, um stets ihr Bestes geben zu können. SAP SuccessFactors verfügt seit langem über eine solide Lösung für Abwesenheitsnachweise. Daher konzentrierten sich unsere zunehmenden Investitionen in erster Linie auf die Lokalisierung. Und so bieten wir eine Lösung für Abwesenheiten mit zahlreichen Funktionen, die heute bereits in über 150 Ländern eingeführt wird.

Da SAP verstärkt in Automatisierung und die Darstellung kontextrelevanter Inhalte investiert, wurden spezielle Benachrichtigungskarten eingeführt: Sie erinnern Mitarbeitende daran, sich wieder mal frei zu nehmen, wenn sie dies schon länger nicht mehr getan haben. Zudem haben wir eine neue Option für Mitarbeitende eingeführt. Sie können auf der Plattform Urlaubstage kaufen oder sich auszahlen lassen. So gewinnen sie mehr Flexibilität und können ihre Arbeit an ihren persönlichen Work-Life-Präferenzen ausrichten.

Die Investitionen in Funktionen für Abwesenheiten erlaubt, dass die Lösung von mehr Kunden in mehr Regionen verwendet werden kann und gleichzeitig den Mitarbeitenden eine bessere Work-Life-Balance und Flexibilität bietet.

Zeitverwaltung mit SAP SuccessFactors

Auch den Führungskräften wird mit den Investitionen in die Zeitverwaltung das Leben leichter gemacht. Da wären zunächst die proaktiven Workflows, die Führungskräften kontextrelevante Inhalte zur Verfügung stellen, damit sie Anträge schnell und einfach bewilligen können. Zu genehmigende Anträge werden automatisch an Führungskräfte gesendet. Dies geschieht über interaktive Karten, die auf der Startseite von SAP SuccessFactors, in der App und in SAP SuccessFactors Work Zone zur Verfügung stehen. Mit diesen Karten können Führungskräfte alle ausstehenden Genehmigungen schnell sehen und sie mit einem einzigen Klick oder Tippen genehmigen oder ablehnen, ohne die Startseite zu verlassen. Diese interaktiven Karten sollen künftig in weitere Anwendungen einfließen, zum Beispiel in Microsoft Teams, um so einen schnellen Zugriff und rasche Genehmigungen zu gewährleisten.

Außerdem gibt es ein Reporting-Dashboard, das Führungskräften und Administratoren für die Zeitwirtschaft zur Verfügung steht. Das Reporting-Dashboard ist leicht konfigurierbar. Maßgeschneiderte Berichte und mehrere vordefinierte Berichte, die auf typischen Zeitwirtschaftsszenarios basieren, lassen sich schnell erstellen.

Mit der Zeitverwaltung helfen wir Führungskräften und Administratoren, ihre tägliche Arbeit schneller und effizienter zu erledigen. Mit einfach abrufbaren Echtzeitberichten sind sie besser informiert.

In den letzten Jahren haben hat die SAP strategische Investitionen in die Zeitmanagementlösung getätigt. Damit verfügen die Kunden über einfache, leistungsstarke und vernetzte Tools für das Zeitmanagement. Diese Maßnahmen heben die Akzeptanz und Stimmung der Kundinnen und Kunden. Kunden, die die Cloudlösung für Zeitmanagement eingeführt haben, profitieren von einer SaaS-Lösung (Software as a Service). Diese bietet kontinuierlich Innovationen und wächst mit der Zeit weiter. Es werden noch viele weitere Neuerungen folgen.

Go back