Die 1&1 Telecommunication SE führt schlankes SAP-Archiv ein

Über die 1&1 Telecommunication SE

Die 1&1 Telecommunication SE ist ein führender DSL- und Mobilfunkanbieter in Deutschland. Sie ist eine Tochtergesellschaft der 1&1 Drillisch AG, die mit rund 14 Millionen Kundenverträgen zu den großen netzunabhängigen Telekommunikationsanbietern gehört. Die 1&1 Drillisch AG ist Teil der United Internet Gruppe, zu der auch alle anderen 1&1-Gesellschaften gehören.

Was immer bei der 1&1 Telecommunication SE mit SAP zu tun hat – das SAP-Technology-Team kümmert sich darum. Als Teil der Finance/IT-Abteilung des Internet-Providers obliegt ihm der Betrieb der verschiedenen SAP-Systeme sowie aller damit verbundener Lösungen: SAP-Archiv, weitere finanz- und SAP-nahe Systeme wie die Scan-Plätze für die Rechnungseingangsverarbeitung), Beschaffung, Bestellung und Einbau von Hardware, Datenbanken etc.

„Womit wir weniger Erfahrung haben, sind elektronische Archivsysteme“, gibt Marcus Velten, Senior SAP Technical Administrator bei 1&1, unumwunden zu. Als das Thema SAP-Archivierung Anfang 2018 von einer fachfremden Abteilung in die Verantwortung der SAP Technology wanderte, entschied sich 1&1 deshalb für einen Systemwechsel. Bislang hatte das Unternehmen alle Daten und Dokumente auf dem Archivsystem eines großen deutschen Herstellers abgelegt. Sich mit dessen Funktionsweise erst umständlich vertraut zu machen, dazu fehlte dem Basis-Team jedoch die Zeit.

Gefragt war eine Lösung, die einfach zu administrieren ist und so wenig wie möglich Maintenance benötigt. Mit diesem Anforderungsprofil wurde 1&1 bei der KGS fündig und führte Mitte 2018 den KGSContentServer4Storage ein. Auch das vorteilhafte Lizenzmodell – man zahlt pro SAP-System und nicht pro SAP-User – sprach für den Hersteller. Das Archiv läuft auf einem Linux-Standardserver und liegt auf einem Standard-FileSystem auf dem Storage - damit kennt sich im SAP Technology Team jeder aus.

Die Migration von sechs Millionen Belegen organisierte das Unternehmen mit einem dafür konzipierten Tool von KGS. Zwischen Juli und Oktober 2018 liefen die Vorbereitungen, im Zuge derer Server und Infrastruktur bereitgestellt wurden. Die Daten wurden aus den SAP-Tabellen mit einen das Migrationstool ergänzenden Werkzeug ausgelesen. Dieses nimmt eine Auswahl über die TOA-Archivtabellen in SAP vor und bereitet IDOC-Nummern, Content Repository und Datensatz in CSV-Dateien auf. Diese transferiert die Migrationssoftware anschließend in das neue Archiv. Den früheren Hersteller musste 1&1 für die Migration nicht bemühen, da diese über die normalen Standardschnittstellen läuft. Für das bisherige Archiv stellt sich der Zugriff durch den Migrationsserver damit wie ein normaler SAP-Zugriff dar.

Anbindung digitaler Personalakten

Während das bisherige Archiv für einen Teil der Dokumente weiterverwendet wird (wie etwa Kundenkorrespondenz), archiviert 1&1 im neuen System nun digitale Ein- und Ausgangsrechnungen sowie auch digitale Personalakten aus der Personalaktensoftware von Aconso. Eine Besonderheit gab es bei der Migration der Aconso-Daten: Die IDOC-Nummern der Dokumente liegen nicht in SAP, sondern in der Datenbank der Personalakte. Während mit dem Spezial-Tool von KGS alle Dokumente aus den SAP-Tabellen gelesen wurden, mussten die Dateien für die Aconso-Daten manuell aus der Aconso zugrundeliegenden Sybase-Datenbank selektiert werden. Anschließend ließen sie sich ebenso wie die SAP-Daten mit dem Migrationsserver übertragen.

Beschäftigte laden ihre Belege an Scanstationen ins Archiv

Um Rechnungen und Reisebelege zu scannen, hat 1&1 drei Rechner mit der Scan-Software von KGS am Standort Montabaur sowie jeweils einen in Spanien und UK bei den dortigen Tochterunternehmen aufgestellt. Auf einem eigenen Linux-System läuft ein ScanServer, über welchen die Abteilung SAP Technology die Scanner überwacht und administriert. Knapp 50 Personen digitalisieren an den Scanstationen regelmäßig Papierbelege, die von dort aus direkt ins Archiv geschoben werden. Die insgesamt fast 10.000 Beschäftigten des Unternehmens in Montabaur, Karlsruhe sowie in den ausländischen Tochtergesellschaften agieren ebenfalls direkt mit dem Archiv, indem sie im Employer-Self-Service über das Finance- und HCM-Portal Belege ins Archiv hochladen. SAP-GUI-User mit Lese- und Schreibzugriff auf das Archiv direkt aus SAP heraus gibt es rund 600 im Unternehmen.

Die Umstellung des Archivsystems verlief im Hintergrund und ging im Wesentlichen unbemerkt vor sich. Der Zugriff auf Dokumente findet wie bisher vollständig in SAP über den Buchhaltungsbeleg statt, an den die archivierten Belege angehängt sind. Was sich aber änderte, war die Arbeit an den Scanstationen. Dort erfassen die Beschäftigten ihre Papierdokumente statt der Capture-Software des Alt-Archivherstellers nun mit neuen Scan Clients des Archivanbieters.

Die Archivlandschaft bei 1&1 besteht nun aus zwei Systemen. Der QS-Server kann auf das Dateisystem des Produktivservers lesend zugreifen und mit dessen Inhalten Lasttests fahren – was viel realitätsnäher ist, als im QS-System stets nur mit kleinen Testdatenmengen zu operieren. Jetzt, wo die neue SAP-Archivierung steht, kann sich das SAP-Team von 1&1 auch voll und ganz kommenden Themen widmen, namentlich SAP S/4HANA. Schon laufen erste Checks und PoCs für die Umstellung auf die neue Produktgeneration.